برگزاری نشست های گوناگون نیاز به هماهنگی و پیگیری شدید دارد. اما اگر مخاطبان شما کاملا آنلاین باشند، کار برای برگزاری این جلسات بسیار ساده تر می شود.

در ادامه تجربه های شخصی که از برگزاری جشن روز رسانه های اجتماعی (۹ تیر امسال) کسب کردم، ارایه می شود:

۱-      ایمیل بهترین راه برای دعوت مخاطب است. ارتباط مستقیم آنلاینی که جای دعوت نامه های کاغذی را گرفته است. البته هیچ چیز جای دعوت حضوری و در مرحله بعد تلفنی را نمی گیرد. اما افزایش سرعت، بازخورد، کم شدن هزینه و وقت و غیره دعوت نامه ایمیلی را پررنگ می کند. البته به شرطی که مخاطب شما کاملا آنلاین باشد.

۲-      شبکه های اجتماعی بهترین مکان جذب مخاطب جدید برای جلسات است، زیرا محتوا (دعوت نامه) در سیکل شبکه علاقه مندان قرار می گیرد. چند نفر از دوستانی که در جشن شرکت کردند، از طریق توییتر و فیس بوک به جمع ما پیوستند.

۳-      ارایه اطلاعات مستند از طریق یک وبلاگ به عنوان منبع، موجب هدایت مخاطب می شود. زیرا وبلاگ به عنوان یک هاب عمل می کند و ارتباط صمیمی تری با مخاطب نسبت به وب سایت برقرار می کند.

۴-      برگزاری جلسات یا جشن ها نیاز حتمی به اسپانسر ندارد، (البته اسپانسر داشتن بد هم نیست اما خوبی نداشتن این است که جلسه جنبه تبلیغی نمی گیرد) نکته اصلی این است که دُنگی بودن مراسم نه تنها موجب کم شدن مخاطب نمی شود، بلکه حس مالکیت و خودمحوری به مخاطب القا می شود. به عبارتی، مخاطب جشن سوشال مدیا خودشان میزبان بودند.

۵-      پیشنهادات و بازخوردهای مخاطبان در قبل مراسم در برنامه ریزی و پیشبرد جلسات بسیار به شما کمک می کند.

۶-      اطلاع رسانی را به مخاطب بسپارید. محتوا را تولید کنید و مخاطب را مالک جلسه معرفی کنید. در جشن سوشال مدیا واقعا میزبان تمامی مخاطبان بودند.

۷-      دعوت از اساتید و صاحب نظران برای شرکت در جلسه یک راهبرد اساسی است. البته سعی نکنید که فضا رسمی و خشک باشد، فضا را بیشتر به حالت گفت و گویی تبدیل کنید.

۸-      سعی کنید، افراد جدید با ایده های نو به جلسات اضافه کنید. محدودیتی برای اضافه شدن مخاطب به جلسات قائل نشوید.

۹-      انتقاد به برگزاری جلسه امری عادی است. از هر نوع انتقاد استقبال کنید. شما نمی توانید همه چیز را بنابر میل تمامی مخاطبان فراهم کنید. البته اگر مخاطب شما مانند مخاطبان جشن سوشال مدیا کاملا فعال و علاقه مند باشند، به جرات می توانم انتقادات بسیار بسیار ناچیز می شود.

۱۰-  به مخاطبتان لینک دهید. اجازه معرفی دهید. زیرا این امر باعث می شود علاقه مندان به یک بحث معرفی و به یکدیگر لینک شوند.

۱۱-  به کامنت ها پاسخ دهید. فرق بین فضای آنلاین و آفلاین قدرت تعامل مستقیم با مخاطب است. هرچند شاید وقت گیر باشد اما بسیار ارزشمند است و احترام را بین شما و مخاطبتان رد و بدل می کند.

۱۲-  همیشه حق را به مخاطب بدهید. قاعدتا همه مخاطبانی که دعوت می کنید نمی توانند در جلسه شما شرکت کنند. زیرا بسیار موارد است که برنامه ریزی انسان را برهم می زند. با اطلاع رسانی جلسه به آنها انگیزه برای حضور آنها در جلسه بعدی فراهم کنید.

۱۳-  جلسات رسمی را با تفریح همراه کنید. به عبارتی جلسه رسمی می تواند با دعوت تفریحی باشد و بحث های رسمی در آن ارایه شود. فضای غیررسمی قدرت ابتکار و خلاقیت را بیشتر می کند.

۱۴-  نقطه صفر را در نظر بگیرد. به همه چیز فکر کنید. به چیزهایی که امکان دارد به طور باورنکردنی رخ دهد. یک درصد را همیشه در نظر بگیرید.

پ.ن: موارد فوق مبنای علمی ندارد. تنها یک تجربه و نظر شخصی است. تجربیات شما نیز می تواند باعث غنای این مطلب شود.